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Wie erstelle ich eine gültige Rechnung?

Damit man beim Fiskus keine Probleme bekommt, sollte man bei der Erstellung von Rechnungen gut darauf achten, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung ausgewiesen sind. Was nach dem Steuergesetz notwendig ist, versuche ich Euch hier ein wenig näher zu bringen. Mit einer so aufgeführten Rechnung werdet ihr zumindest keine Probleme mit dem Finanzamt kommen.

1) Name und Anschrift des Rechnungserstellers

Oben auf die Rechnung gehört zunächst einmal die richtige Anschrift desjenigen, der die Rechnung ausstellt.
Zum Namen gehört übrigens nicht unbedingt (nur) der persönliche Name. Es kann auch der Firmenname sein. Je nach dem, ob die Rechnung von einer natürlichen oder von einer juristischen Person (wie einer GmbH) ausgestellt wird. Oftmals treten auch beide Namen auf, also der des Firmeninhabers und der der Firma.


2) Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Genauso wie der Name des Rechnungserstellers auf die Rechnung gehört, muss natürlich auch die Anschrift des Rechnungsempfängers auf der Rechnung stehen. Und auch hier gilt: Der Adressat kann eine natürliche oder eine juristische Person sein.


3) Art, Menge und Termin des Produkts oder der Leistung

Jetzt kommt es darauf an, was verkauft wurde: Ein Produkt oder eine Leistung. Die Art des Produkts oder der Leistung muss auf der Rechnung erscheinen. Produkte können Kleider sein oder technische Geräte, usw. und Leistungen können Arbeiten als Texter, Designer, Berater, usw. sein. Es muss angegeben werden, wofür Geld bezahlt wurde. Dazu kommt, dass man die Menge und den Termin spezifiziert. Das Finanzamt möchte also wissen, wann geliefert wurde oder wie lange beraten wurde oder was auch immer. Und natürlich auch: Wie viel und wie lange?



4) Die Netto-, Brutto- und Steuerbeträge

Jeder angeführte Punkt (Produkt oder Leistung) kann mit einem Netto-, einem Brutto und dem entsprechenden Steuerbetrag ausgewiesen werden. Und am Ende muss der Gesamtbetrag mit Netto, Brutto und MWST ausgewiesen werden. (Diese Regelung gilt nicht für diejenigen, die die Kleinunternehmerregelung beanspruchen, denn die bekommen ja eh keine Steuer zurück bzw. müssen keine bezahlen. Das sollte man dann aber auf der Rechnung mit angeben. z.B. so: Diese Leistungen sind Umsatzsteuerfrei gemäß § 19 UStG.) Dabei können die erhobenen Steuern sich unterscheiden, je nach Produkt oder Leistung. (Welche Steuersätze aber gelten, muss man an einer anderen Stelle heraus finden.) Die angeführten Punkte kann man auch also Bruttobeträge angeben, dann muss man aber am Ende ausrechnen, wie viel Mehrwertsteuer darin enthalten ist.

5) Das Datum der Rechnungsstellung und/oder des Rechnungszeitraums

Manche Leistungen gelten ja den ganzen Monat über (sieht man an der Telefonrechnung). Da muss das Datum erscheinen, an dem die Rechnung erstellt wurde und das Datum für welchen Zeitraum diese Rechnung gilt. Bei einmaligen Terminen reicht natürlich nur das Rechnungsdatum. Das Lieferdatum sollte ja bei den einzelnen Punkten angeführt sein.

6) Rechnungsnummer

Je nach Länge des Vertrages und der Leistungen sollte man Rechnungsnummern vergeben, die sich fortlaufend steigern. Das ist vor allem dafür gut, dass das Finanzamt Rechnungen miteinander besser abgleichen kann.


7) Steuernummer (Umsatzsteueridentifikationsnummer)

Das ist eine besonders wichtige Angabe. Wenn man einen anderen Punkt vergessen sollte oder sich über die Jahre hinweg beispielsweise die Anschrift ändern sollte, kann man anhand der Steuernummer alles rekonstruieren. Es ist also in jedem Fall gut, immer die Steuernummer mit auf die Rechnung zu setzen. Wo ist nicht unbedingt entscheidend. Normalerweise setzt man sie unter die Anschrift des Rechnungserstellers (siehe oben).


So, mit diesen Angaben sollte man auf der sicheren Seite sein. Übrigens solltet Ihr auch immer darauf achten, dass Ihr richtige Rechnungen erhaltet. Denn wenn Ihr Steuern (Umsatzsteuern) geltend macht, aber eine falsche Rechnung erhalten haben solltet, kann das zu erheblichen Problemen führen. In jedem Fall seid Ihr besser dran, wenn Ihr Euch vorher darum kümmert. Wenn Ihr es ganz genau wissen wollt, könnt Ihr auch auf den Seiten des Bundesministeriums der Justiz das Steuergesetz einsehen. Unter § 14 sind alle Angaben noch mal aufgeführt.

Im Internet gibt es sogar Seiten, wo man sich Vordrucke herunterladen kann. Da sind alle Punkte aufgeführt und man muss nur noch die Angaben ausfüllen. Schicker sind aber Rechnungen, die man selber geschrieben hat. Und auch persönlicher.

Wenn es sich um einen Betrag unter 150,- Euro handelt, könnt Ihr auch auf die Rechnungsnummer und die Anschrift des Empfängers und die Steuernummer verzichten. Das ist dann eine so genannte Kleinbetragsrechung. Die restlichen Angaben müssen aber dennoch gemacht werden.


Und hier noch mal das Gesamtbild:






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 Informationen 
 
Ersteller:
emsche

Erstelldatum:
03.05.2008
Bewertung:
 

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 Kurzanleitung 
 1. Anschrift des Rechnungserstellers 
 2. Anschrift des Rechnungsempfängers 
 3. Art, Menge und (Liefer-)termin des Produkts oder der Leistung 
 4. Einzel-, Gesamt-, Netto-, Brutto- und MWST-Beträge ausweisen 
 5. Datum der Rechnungsstellung und (evtl.) Zeitraum 
 6. Rechnungsnummer 
 7. Steuernummer (Umsatzsteuer-ID) 

 Dateien 
 rechnung1(Bild) 

 Schlagwörter 
 Rechnung, Finanzamt, Rechnung erstellen, 

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